Leidinggeven op afstand? Zo doe je dat!

Werken op afstand wordt steeds normaler. Maar medewerkers aansturen op afstand? Dat vergt een speciale aanpak. Waar moet je als leidinggevende op letten om een virtueel team goed te laten functioneren? Hagar Jobse interviewde TIAS-hoogleraar strategisch leiderschap Ron Meyer voor F5 Networking.

Even vergaderen via Skype of de taken van de week met elkaar doornemen via Slack. Het wordt steeds makkelijker om online met je collega’s te communiceren en dus is aanwezigheid op kantoor lang niet meer altijd een vereiste. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 70% van de werknemers wereldwijd minstens één dag per week op afstand werkt, maar liefst 53% werkt minstens de helft van de week niet vanaf kantoor. Ook komt het steeds vaker voor dat collega’s elkaar zelden tot slechts een paar keer per jaar zien. Steeds meer bedrijven internationaliseren en hebben afdelingen op verschillende locaties over de hele wereld. In zogeheten virtuele teams werken de werknemers op deze verschillende locaties nauw samen aan een gemeenschappelijk project of doel.

Grenzen aan virtuele communicatie

Communiceren op afstand mag dan steeds makkelijker worden, samenwerken met mensen die zich niet dagelijks in dezelfde ruimte bevinden als jij blijkt in de praktijk nog best lastig. Zeker als je deze werknemers als leidinggevende moet aansturen. ‘Er mogen dan steeds meer communicatiemiddelen komen. Er zijn wel grenzen aan wat virtueel kan,’ zegt Ron Meyer. ‘Veel van die communicatietools zijn namelijk heel beperkt.’ Hij geeft een voorbeeld: ‘Als ik oog in oog sta met een medewerker en ik wil leiderschap laten zien, dan kan ik dat doen door iemand gerust te stellen, maar ook door iemand juist een beetje te intimideren. Dat zit hem dan niet alleen in mijn stem, maar ook in mijn gezichtsuitdrukking en lichaamshouding. Maar via de telefoon of chat zie je dat natuurlijk niet.’ Met Skype gaat dat al iets beter. Maar ook dan kunnen er volgens Meyer bepaalde nuances verloren gaan die essentieel zijn voor de communicatie. Hij raadt leidinggevenden dan ook aan om op Skype hun lichaamstaal en gebaren een beetje te overdrijven. ‘Dan weet je zeker dat het goed overkomt.’

Even kletsen bij de koffieautomaat is waardevol

Als je bij elkaar op kantoor zit, kom je elkaar meestal geregeld even tegen bij de koffieautomaat. Het belang van zulke korte contactmomenten lijkt misschien verwaarloosbaar, maar is dat volgens Meyer niet. ‘Juist deze kleine contactmomentjes tussen leidinggevende en medewerker zijn heel erg bevorderlijk voor de samenwerking,’ legt hij uit. ‘Het allerbelangrijkste in leiderschap is namelijk dat je weet hoe je met je medewerkers kunt verbinden en hoe je ze kunt motiveren. Hoe meer contact, hoe beter je medewerkers kunt lezen als persoon en hoe beter je weet hoe je ze motiveert. Bij sommige mensen moet je er bovenop gaan zitten, terwijl je anderen juist de ruimte moet geven.’

Grote kans op misverstanden bij virtuele teams

Goed communiceren is ook belangrijk omdat de kans op misverstand bij virtuele teams aanzienlijk groot is. Meyer: ‘Als je in dezelfde ruimte werkt met elkaar kom je er vrij snel achter als iemand een opdracht verkeerd begrepen heeft. In het geval van virtuele teams kunnen er soms weken overheen gaan voor dat je door hebt.’ Een hele heldere briefing is daarom van essentieel belang. Meyer heeft nog wel een tip voor hoe je gemakkelijk kunt checken of je instructies wel goed zijn doorgekomen bij de ander. ‘Vraag je medewerkers na elke virtuele meeting om in een mailtje samen te vatten wat jullie besproken hebben.’

Aan dit soort tips heb je volgens Meyer overigens alleen iets als je om de zoveel tijd je medewerkers face-to-face ziet. Je kunt een team volgens hem namelijk wel laten functioneren op afstand, een team opbouwen zonder elkaar ooit gezien te hebben, is een stuk lastiger. ‘Als leider moet je eerst vertrouwen opbouwen en dat kan niet op afstand.’ Meyer raadt leidinggevenden dan ook aan om geregeld naar hun personeel toe te gaan. ‘Ga eens een week op hun locatie zitten! Dat wordt heel erg gewaardeerd. Je wint er een hoop respect mee. Bovendien is dat voor jezelf als leidinggevende ook heel waardevol. Stel het kantoor zit in het centrum van Mumbai, waar het verkeer chaotisch is. Dan snap je gelijk waarom je medewerkers ’s ochtends gestrest binnen komen.’

Je medewerkers om de zoveel tijd bellen voor een praatje, is ook een goed idee. Conflicten tussen medewerkers komen op afstand niet zo snel aan het licht en dan is dus in het handig om een vinger aan de pols te houden. Sowieso kun je volgens Meyer nooit te veel met je werknemers communiceren. Dat geldt zeker op afstand. ‘Je kunt beter te veel communiceren dan te weinig’, aldus Meyer. ‘Te veel communiceren bestaat eigenlijk niet.’

Versterk Jouw Leiderschap met TIAS

Het effectief aansturen van een virtueel team vraagt om specifieke vaardigheden en inzichten. Bij TIAS School for Business and Society bieden we uitgebreide opleidingen op het gebied van leiderschap en algemeen management, die je voorbereiden op de uitdagingen van moderne werkstructuren. Of je nu je leiderschapskwaliteiten wilt versterken of je strategische managementvaardigheden wilt verbeteren, bij TIAS vind je de tools en kennis om succesvol leiding te geven in elke situatie. Ontdek ons aanbod van leiderschaps- en managementopleidingen en til jouw leiderschap naar een hoger niveau.