Succesvol samenwerken betekent meer emoties tonen

In de huidige netwerkeconomie is het goed kunnen samenwerken één van de meest essentiële voorwaarden voor succes. Een aantal gebruiken zit ons daarbij vaak in de weg, volgens Roemer Visser van TIAS School for Business and Society. 'In plaats van telkens opnieuw hekken neer te zetten, moeten we zorgen dat de paarden graag de goede kant opgaan.' 

Laat ik vooropstellen dat het belang van samenwerken in organisaties van alle tijden is. Waarom bestaan organisaties immers? Om gemeenschappelijke doelen te bereiken die je alleen niet kunt klaarspelen. Samenwerking zit daarmee in organisaties geworteld.

Toch is goed samenwerken steeds meer van belang. Twee overlappende trends spelen hierbij een rol. Ten eerste daalt de ‘halfwaardetijd’ van onze kennis: de kennis waarin we hebben geïnvesteerd is minder lang houdbaar door de snelle informatiestromen die op ons afkomen. Hierdoor worden we afhankelijker van de expertise van onze collega’s, leveranciers en klanten.

Zenuwstelstel

De tweede trend is het stijgende tempo van de veranderingen die plaatsvinden in onze omgeving. Dit heeft consequenties voor de manier waarop organisaties zijn ingericht. Je kunt de traditionele organisatie bekijken vanuit een centraal punt gecoördineerd zenuwstelsel. De top geeft instructies die aan de uiteinden van de zenuwbanen, in vakinhoudelijk gespecialiseerde teams, worden uitgevoerd.
Deze doeltreffende structuur heeft al vele jaren voortreffelijke diensten bewezen, maar de flexibiliteit ontbreekt, terwijl tijden van disruptieve technieken en vluchtig veranderende markten daar om vragen. Teams en teamleden hebben behoefte aan meer autonomie om op tijd te kunnen reageren op veranderingen. Een goede samenwerking is onmisbaar om het werk onderling te coördineren.

Complex vraagstuk

Behalve dat ontwikkelingen sneller gaan, neemt de complexiteit bovendien toe. Neem bijvoorbeeld de problematiek van de winkelcentra in veel binnensteden in Nederland. Het karakter van de centra is veranderd door de komst van onder meer e-commerce, pop-up-stores en prijsvechters. Dit heeft grote gevolgen voor de retail- en onroerend goedbedrijven, gemeenten en vele andere betrokkenen – waaronder natuurlijk het winkelpubliek.
Het verlevendigen van stadsharten is een complex vraagstuk dat diverse domeinen raakt, en niet door één partij op te lossen is. Intussen is de Kamer van Koophandel (KvK) samen met VNO-NCW, brancheorganisaties en overheden een project gestart om de stadsharten aantrekkelijker te maken. De enige manier waarop het project kan slagen, is als de betrokken partijen nauw samenwerken.

Niet stimuleren

Gezien het stijgende belang ervan is het goed om stil te staan bij enkele aspecten die effectief samenwerken in organisaties vaak belemmeren. Met het oog op hun winstgevendheid en efficiëntie hebben we onze organisaties vaak opgebouwd rond processen en structuren die worden vertaald in indicatoren zoals KPI’s, beoordelingssystemen etc.
We zien vaak dat structuren en processen achterhaald zijn en het begeerde gedrag niet stimuleren. Als mensen uiteindelijk worden afgerekend op de resultaten van hun eigen unit, waarom zouden ze dan mensen buiten hun unit gaan opzoeken?

Het hek en het paard

De metafoor die ik vaak gebruik is die van een weiland met paarden. Hoe regel je dat de paarden de goede kant opgaan? Hiervoor gebruiken we hekken: hekken zijn de regels, processen en procedures in organisaties. Wat vaak blijkt, is dat al die processen nog steeds niet tot het gewenste gedrag van onze medewerkers leiden. Wat is meestal onze oplossing? De hekken verzetten of méér hekken plaatsen. Nog meer regels invoeren.
Maar in plaats van steeds opnieuw hekken neer te zetten, moeten we zorgen dat de paarden zelf de goede kant op willen gaan. Dus eerst zorgen dat de hekken goed staan en het gewenste gedrag stimuleren. Als de hekken goed staan, dan moet je ze met rust laten en kijken naar de onderlinge verstandhouding. Dat, zo heb ik gemerkt, is een van onze grote blinde vlekken.

Project Aristotle

In een recent en toonaangevend onderzoek heeft Google de kern van succesvolle samenwerking bestudeerd. Google wilde weten onder welke omstandigheden zijn teams goed functioneren. Dit project werd Project Aristotle genoemd en werd met behulp van big data uitgevoerd.
Een onverwacht resultaat van dit project was dat veel elementen waar vaak van werd gedacht dat ze van invloed waren op de teamsamenwerking – zoals de omvang of samenstelling van het team – niet veel invloed hebben. Eén factor bleek doorslaggevend voor het teamsucces: de psychologische veiligheid, de vraag of mensen zich veilig voelen om zich te uiten, en het gevoel hebben dat er naar ze wordt geluisterd.
Volgens auteur Patrick Lencioni is psychologische veiligheid nauw verwant met vertrouwen, iets dat cruciaal is voor succesvolle organisaties. Bijna alle medewerkers vinden vertrouwen onmisbaar om gemotiveerd hun werk te doen. Met alle procedures en regels (de ‘hekken’) halen we dat vertrouwens soms juist weg uit de organisatie. We moeten onze vaardigheden om vertrouwen te creëren versterken om beter te kunnen samenwerken.

Cirkel van veiligheid

Bij TIAS werken we met diverse trainingsvormen die de deelnemers aan de opleiding de kracht van vertrouwen zelf laten ervaren. Een essentieel element is dat de ‘cirkel van veiligheid’ op gang wordt gebracht. Pas als je jezelf bloot durft te geven, geef je anderen de ruimte om dat ook te doen.
Helaas hebben we nog vaak het idee dat op de werkvloer stoer en sterk moeten zijn en onze eigen problemen zelf moeten oplossen. Precies het tegenovergestelde is waar: het is juist sterk om kwetsbaar te zijn.

Emoties tonen

Een belangrijke vaardigheid hierbij is ‘presenteren met impact’. We gebruiken meestal feiten en argumenten om mensen in beweging te krijgen, vaak met weinig impact. Ik ken weinig mensen die geïnspireerd zijn geraakt door een analyse.
Mensen ‘mee’ krijgen betekent dat je hun hart weet te raken, en dat bereik je doorgaans pas als je laat zien waarom een voorstel of maatregel voor jou belangrijk is. Wanneer jij je eigen emoties durft te laten zien, geef je anderen de kans om dat ook te doen. Goede samenwerking wordt alleen verwezenlijkt als de deelnemers zich op die manier verbonden voelen.

Heilig doel

In veel organisaties is het resultaat een heilig doel. Maar het denkbeeld dat er aan het vertrouwen moet worden gewerkt om de resultaten te verbeteren, is voor veel organisaties redelijk nieuw.
Bij TIAS hebben we gemerkt dat wanneer professionals en managers zich verbeteren in het op gang brengen van de cirkel van veiligheid, dat tot nieuwe en bijzondere dialogen in hun organisaties leidt. Als je je collega’s vertrouwt, pak je eerder de telefoon of loop je naar ze toe om even iets te overleggen. Die snelle en informele communicatie is de olie die de radertjes van succesvolle samenwerking doet draaien.

Bij TIAS begrijpen we de cruciale rol van effectieve samenwerking in moderne organisaties. Onze programma's zijn ontworpen om leiders te helpen de psychologische veiligheid te bevorderen, waardoor teams beter kunnen samenwerken en succesvolle resultaten behalen. Ontdek hoe onze opleidingen jou kunnen helpen bij het opbouwen van een cultuur van vertrouwen en samenwerking