Formuleer duidelijke planningsdoelstellingen

Het formuleren van duidelijke planningsdoelstellingen en bepalen welke beslissingen gemaakt moeten worden vormen de eerste stap van 13 stappen om een solide en succesvolle sales & operations planning te maken. Academic director Freek Aertsen over de belangrijkste drivers en vragen die een uitgangspunt vormen voor het inrichten van het planningsproces.

Het niveau waarop beslissingen worden genomen (strategisch, tactisch, operationeel) bepaalt de manier waarop het forecasting- en planningsproces wordt georganiseerd. De doorlooptijd van de planningsprocessen moet in vele industrieën, inclusief de medische hulpmiddelenindustrie, tot een absoluut minimum worden beperkt. Tegelijkertijd moeten de belangrijkste waarde creërende drivers op een interdisciplinaire manier worden beheerd. Bedrijven moeten daarom de belangrijkste drivers definiëren als uitgangspunt voor het inrichten van het planningsproces.

De belangrijkste vragen die beantwoord moeten worden:

• Welke beslissingen moeten worden genomen?
• Waar zullen deze besluiten worden genomen?
• Welke informatie is nodig om deze beslissingen te nemen?
• Wie wat doet en wanneer?

De besluitvormingsstructuur moet worden geformaliseerd in een cross-functionele vergadering.

Allereerst moet de informatie worden geïdentificeerd die nodig is voor de besluitvorming in consensusvergaderingen. Ten tweede moet de informatiebron worden bepaald, evenals degene(n) die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van de informatie. Het belangrijkste hier is dat slechts één persoon verantwoordelijk is voor elk data-element.

Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe en communiceer deze duidelijk aan alle partijen. Verantwoordelijkheid leidt tot een stijging van de verkoop-forecast betrokkenheid.

Planningsvergaderingen leiden vaak tot discussies over de gegevens en de geldigheid ervan, dus automatiseer zoveel mogelijk. Zorg ervoor dat alle gegevens verzameld en volledig zijn voordat de besluitvorming begint, welke zo kort mogelijk na de besluitvormende vergadering moet zijn.

Wanneer het bekend is welke beslissingen moeten worden gemaakt, wat de informatiebron is en wie is aangewezen om die te verschaffen, kan het gedetailleerde proces worden ingericht.

Korte planningscycli kunnen alleen worden vastgesteld wanneer er voor alle activiteiten een strikt planningsschema is opgesteld, waar men zich aan moet houden en waarvan de naleving moet worden gemeten. De effectiviteit en toegevoegde waarde van elke activiteit moeten worden geëvalueerd in een Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus om voortdurende verbetering aan te drijven.

Geaggregeerde planning

Voor middellange tot lange termijn beslissingen is er niet zoveel informatie nodig als voor de korte termijn, dus is het belangrijk om de planning, indien mogelijk, te aggregeren. Dit is in de meeste organisaties mogelijk als de middellange tot lange termijn beslissingen niet gerelateerd zijn aan informatie op SKU (stock keeping unit) niveau. Dit geeft een aantal voordelen die te vertalen zijn naar een efficiënter proces:

• Verbeterde lange termijn voorspelbaarheid.
• Betere afstemming met de zakelijke processen.
• Verminderde inspanning en toegenomen aandacht voor sales & marketing.
• Minder gegevens te beheren.

Eerste van een serie artikelen over de Sales & Operations Planning (S&OP)
S&OP wordt tegenwoordig beschouwd als het belangrijkste middel om de bedrijfsstrategie uit te voeren. Een succesvol S&OP-proces brengt een organisatie strategisch op één lijn om deze tactisch uit te voeren. De implementatie van het S&OP proces vereist veranderingen in processen, organisaties en systemen. Er zijn 13 bouwstenen geïdentificeerd die het pad voor bedrijven inkorten om baanbrekende voordelen te behalen door het volgen van een stapsgewijze benadering naar S&OP succes.

Wilt u uw S&OP optimaliseren?
TIAS biedt de Executive Master of Operations & Supply Chain Excellence aan in een programma met 11 modules over een periode van 22 maanden.Het biedt u de nieuwste theorieën, technieken en vaardigheden die nodig zijn om de operationele strategie van uw bedrijf succesvol te definiëren en uit te voeren.