Tijdig afrekenen servicekosten kantoren steeds vanzelfsprekender

Uit de nieuwste cijfers van de VGM benchmark die onderzoekers van TIAS analyseerden, blijkt dat de snelheid waarmee vastgoedmanagers de servicekosten naar hun kantoorhuurders afrekenen aanzienlijk is verbeterd. In 2016 ontving 83% van de huurders de afrekening binnen acht maanden na afronding van het servicekostenjaar.

Ruim 43% ontving de afrekening zelfs binnen vijf maanden. In 2011 werd voor slechts 41% van de huurders de servicekostenafrekening binnen acht maanden afgerekend. De vastgoed-managementsector laat hiermee zien in korte tijd een volgende professionaliseringsslag te hebben gemaakt. Het tijdig afrekenen van de servicekosten kan door de huurder bijna als vanzelfsprekend worden gezien. 

Actief servicekosten beleid
In toenemende mate is de hoogte van de servicekosten van belang voor huurders. Waar gebruikers van vastgoed in het verleden vooral keken naar de huurprijs per m2 wordt steeds vaker belang gehecht aan een de totale kosten per m2. De servicekosten zijn een belangrijk onderdeel van de totale huisvestingslasten. Huurders willen niet onverwachts worden geconfronteerd met bijbetalingen. Daar waar voor woningen de termijn waarbinnen de afrekening plaats moet vinden inmiddels bij wet is geregeld, geldt voor de kantoorverhuurder geen regulering. Desondanks beseffen vastgoedmanagers dat ook bij bedrijfsmatig vastgoed een actief servicekostenbeleid leidt tot verbetering van de relatie met de huurder. Het tijdig en accuraat afrekenen van de kosten, alsmede het beteugelen van de kosten, behoren tot dit beleid.

Benchmark servicekosten kantoren
TIAS vergeleek in opdracht van de Stichting VGM benchmark 675 servicekostenafrekeningen van kantoorgebouwen in beheer bij 13 grote vastgoedmanagementkantoren. Deze vergelijking is onderdeel van een langjarig benchmarkonderzoek. Het initiatief hiervoor werd genomen door IVBN, Nevap, JLL en VGM NL. De hoogte van de servicekosten kantoren bedroeg in 2016 (cijfers 2015) gemiddeld €29,00 per m2. Dit is een lichte stijging (3,5%) ten opzichte van het jaar ervoor. Deze stijging wordt met name veroorzaakt door het hogere serviceniveau in kantoren. Er wordt vaker en meer geld uitgegeven aan installaties en diensten als een receptie of huismeester. 

De energiecomponent in de servicekosten is voor het zevende jaar op rij juist gedaald. Dit is voornamelijk te wijten aan de nog altijd lage energietarieven maar kunnen ook toe te rekenen zijn aan verduurzamingsprojecten. De energiekosten bepalen een aanzienlijk deel (43%) van de totale servicekosten. De ontwikkeling van deze tarieven voor de komende jaren is onzeker. Om dit risico te beperken is het raadzaam dat vastgoedmanagers, pandeigenaren en huurders actief op zoek gaan naar mogelijkheden het verbruik te beperken of prijsschommelingen op te vangen door middel van het aangaan van vaste contracten.

Besparen energielasten mogelijk
Uit het onderzoek blijkt verder dat een duurzaam kantoorgebouw niet per definitie leidt tot lagere energielasten. Met name elektra als onderdeel van de servicekosten zijn voor duurzame kantoren relatief hoog in vergelijking met kantoren met een laag energielabel. Dit lijkt tegenstrijdig. Een logische verklaring kan zijn dat deze nieuwere, duurzame kantoren rijker zijn uitgerust met gemeenschappelijke elektrische installaties die betere thermische comfort voor de gebruikers afleveren en dat er in nieuwe kantoren minder leegstand is. Ongeacht het duurzaamheidslabel zijn kostenbesparingen mogelijk door efficiënter met energie om te gaan. Binnen het benchmarkproject zullen we volgend jaar daarom naast kosten nauwkeuriger kijken naar het werkelijke energieverbruik en de aard van de energiebronnen.

De infographic toont de resultaten van de servicekostenbenchmark. Deze benchmark vervangt de OSCAR (Office Service Charge Analysis Report) van JLL. De initiatiefnemers en deelnemers aan OSCAR hebben in 2016 besloten de servicekostenbenchmark onderdeel te laten zijn van de VGM benchmark. Naast de servicekostenbenchmark meet de VGM benchmark voor haar deelnemers ook andere benchmarkindicatoren zoals bezettingsgraad, leegstand, onderhoudskosten, debiteurensaldi, etc. 

Over VGM Benchmark
De VGM Benchmark is een initiatief van 10 vooraanstaande bedrijven in het vastgoedmanagement. Inmiddels zijn er 14 bedrijven die deelnemen aan de benchmark: ACM VGM, Actys Wonen, Apleona, CBRE B.V., Compact Real Estate, Cushmann & Wakefield PM, Fris VGM, JLL, MVGM, Schiphol Real Estate, Sweco VGM b.v., Vb&t VGM, Verwey Vastgoed en Vesteda PM. Zij streven naar verder gaande professionalisering en innovatie van de sector. Dit online platform biedt deelnemers de mogelijkheid de prestaties van de eigen organisaties en dat van de vastgoedportefeuille met elkaar te vergelijken en hun opdrachtgevers onderbouwd te adviseren. Voor de SK Benchmark kantoren hebben ook Merin, NSI, Bouwfonds Investment Management en Colliers International data aangeleverd. De VGM Benchmark wordt ondersteund door VGM NL. Zie ook www.vgm-benchmark.nl.

Noot voor de redactie:

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:
Ingrid Janssen - tel. 013 466 39 72 of i.i.janssen@tias.edu  

Klik hier voor de Infographic 'VGM Benchmark Kantoren Servicekosten'