Het belang van een gebruiksvriendelijk cost management systeem

Hoe kan een cost management systeem het beste worden ingericht zodat het aansluit op de wensen van de gebruikers? Martijn Beelen deed onderzoek naar deze vraag in zijn scriptie ter afronding van de Executive Master of Finance and Control / Register Controller (EMFC). Zijn scriptie is één van de drie genomineerden voor de Beste afstudeerscriptie 2015 van VRC. De beroepsvereniging kiest jaarlijks de beste EMFC-scriptie van Nederland.

Wat heeft u onderzocht?
"In mijn scriptie heb ik onderzocht hoe een cost management systeem het beste ingericht kan worden zodat het aansluit op de eisen en wensen van de gebruikers. Een dergelijk systeem moet namelijk voldoende inzicht geven om kostenbeheersing mogelijk te maken, maar het moet ook niet te complex worden zodat niemand het meer begrijpt en het moeilijk te onderhouden is. Daarom is het van belang om goede keuzes te maken betreffende de te hanteren methode van kostentoerekening en vervolgens betreffende de inrichting; de mate van complexiteit en verfijning."

Wat heeft u geïnspireerd om dit onderwerp te onderzoeken?
"Bij mijn werkgever, een onderdeel van dienstverlener USG People, bestond door diverse wijzigingen onvoldoende inzicht in de kosten en winstgevendheid van verschillende klanten, projecten en vormen van dienstverlening. Het bestaande cost management systeem gaf namelijk onvoldoende detailinformatie en gaf onnauwkeurige uitkomsten. Hoewel er zeer veel literatuur beschikbaar is over cost accounting vond ik het zelf lastig om daaruit de juiste elementen te selecteren om het probleem aan te pakken. Vandaar dat het mij een goed onderwerp leek om verder te onderzoeken, zowel voor mijn werkgever om het probleem aan te pakken als voor mijzelf om mijn kennis op het gebied van cost accounting uit te breiden. De colleges van het vak management accounting & control gaven daarbij een goede start voor het onderzoek."

Meest geschikte methode van kostentoerekening 

Hoe heeft u het onderzoek aangepakt?
"Als basis voor het onderzoek heb ik een tweedelig theoretisch raamwerk opgesteld gebaseerd op management en cost accounting literatuur, aangevuld met wetenschappelijke inzichten. Het eerste deel geeft een overzicht van de voor- en nadelen van verschillende traditionele en moderne methoden van kostentoerekening. Traditionele methoden maken gebruik van volume drivers om kosten toe te rekenen, moderne systemen maken gebruik van meer geavanceerde technieken. Het tweede deel geeft een overzicht van belangrijke inrichtingsaspecten betreffende complexiteit en verfijning. Op basis van dit raamwerk heb ik vervolgens interviews afgenomen bij de belangrijkste gebruikers van het systeem om hun behoeften en de contextuele factoren in kaart te brengen. Op basis van een analyse van de interviewresultaten is vervolgens de voor de organisatie meest geschikte methode van kostentoerekening geselecteerd en is de inrichting van het cost management systeem opnieuw vormgegeven."

Wat waren de uitkomsten?
"Uit het onderzoek kwam naar voren dat time-driven activity-based costing (TDABC) de best passende methode is voor de organisatie om meer inzicht te krijgen in de kosten van de dienstverlening. Bij deze methode worden capaciteitskosten aan costobjecten toegerekend op basis van het verbruik van praktisch beschikbare capaciteit in de vorm van tijd. De methode maakt het daarbij mogelijk om op verschillende niveaus informatie te analyseren en maakt de kosten van ongebruikte capaciteit inzichtelijk waardoor meer kostenbeheersing mogelijk wordt. De inrichting van het systeem is vervolgens vormgegeven met resource-based cost centers die zijn afgestemd op de gewijzigde organisatie. Voor het toerekenen van kosten wordt hierbij gebruik gemaakt van duration-based cost drivers waarbij in tegenstelling tot het maken van inschattingen zoals bij TDABC gebruikelijk is, gebruik wordt gemaakt van gelogde gegevens uit operationele databases. Hiermee is een oplossing geboden voor het uit verschillende onderzoeken gebleken nadeel dat tijdsinschattingen vaak leiden tot onbetrouwbare gegevens en daarmee foutieve uitkomsten van cost management systemen. Ook ontstaat hierdoor een koppeling tussen de operationele en financiële cijfers waardoor het financiële effect van operationele beslissingen beter zichtbaar wordt. Het eindresultaat is een herontwerp van het cost management systeem dat in lijn is met de eisen en wensen van de organisatie en daarmee een hulpmiddel wordt voor (financiële) besluitvorming."

Waarom is dit onderzoek voor jouw vakgebied relevant?
"Cost management is voor controllers een belangrijk onderwerp, een cost management systeem levert namelijk belangrijke informatie voor planning en control. Daarbij is het wel van belang dat het ontwerp van een dergelijk systeem blijft aansluiten bij de organisatie wanneer er sprake is van veranderingen. Het theoretisch raamwerk uit mijn onderzoek biedt de mogelijkheid om aan een (her)ontwerp invulling te geven en kan ook op andere cases worden toegepast. Daarnaast geeft het onderzoek een voorbeeld van hoe grote hoeveelheden operationele gegevens kunnen worden gebruikt als input voor moderne cost accounting methoden als TDABC. Hierdoor wordt cost accounting informatie meer ‘data-driven’ in plaats van gebaseerd te zijn op inschattingen. Tot slot geeft het onderzoek specifieke aandachtspunten waarmee in een dienstverlenende organisatie rekening moet worden gehouden als het gaat om het ontwerp van cost management systemen."

Executive Master of Finance and Control / Register Controller (EMFC)
Wilt u ook onderzoek doen naar een voor uw organisatie relevant probleem? De TIAS Executive Master of Finance and Control / Register Controller (EMFC) geeft u de nieuwste wetenschappelijke inzichten en theoretische denkkaders zodat u uw rol als Register Controller kunt invullen.

Meer informatie over deze opleiding