Vacature

Vacature: Program Manager (32 uur)

3 december 2021

TIAS is op zoek naar een geschikte kandidaat voor de functie van:

Program Manager (32 uur, locatie Utrecht)

In deze functie ben je de spin-in-het-web tussen de (internationale) deelnemers en docenten. Je bent verantwoordelijk voor de programmacoördinatie (voorbereiding, uitvoering & afsluiting) van het (internationale) programma. De kerntaken liggen in organiseren, informeren, faciliteren en evalueren.

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

  • het opzetten en bewaken van de project administratie & het bewaken van het programma specifieke budget;
  • het plannen en bewaken van alle te organiseren taken ten behoeve van het programma, bijvoorbeeld het maken van planningen met betrekking tot lesroosters, zalenplanning, hotels/catering, docenten vastleggen, materiaal en boeken bestellen;
  • het opzetten en hosten van het LMS Platform Canvas. Dit is het platform voor studenten waarop alle informatie (inhoudelijk en logistiek) over het programma wordt gedeeld;

  • het continue onderhouden van contacten met deelnemers, docenten en de Academic Director gedurende de looptijd van het programma;
  • het organiseren van (eind)toetsen/examens (indien van toepassing) en het verwerken van evaluaties van het programma.

Gewenst profiel
Bij voorkeur zoeken we een kandidaat met HBO werk- en denkniveau en een aantal jaren vergelijkbare werkervaring. Je hebt een dienstverlenend karakter, een flexibele werkhouding en goede communicatieve vaardigheden. Tevens heb je uitstekende kennis, in woord én geschrift, van de Nederlandse en de Engelse taal en ben je bedreven in het gebruik van Microsoft Office. Jij houdt de regie in handen en bewaart de rust. Je bent cultureel sensitief. 

Sommige programma's vinden af en toe in het weekend plaats, we zoeken dan ook een kandidaat die bereid is om af en toe op een weekenddag de ochtend te werken. 

Meer informatie over onze klanten, opleidingen en organisatie is te vinden op www.tias.edu. Voor nadere informatie over de functie kun je je wenden tot Mechteld de Wit (HR Adviser) 013-466 8661. Sollicitaties met CV en motivatie kun je mailen naar hrm@tias.edu

Zo ziet je werkdag eruit:
Het leuke aan deze functie is dat geen dag hetzelfde is. Het is een veelzijdige functie, waarbij jij zelf de regie houdt. Vandaag heeft jouw programma college bij TIAS. Om ervoor te zorgen dat alles goed is voorbereid, ben je op tijd aanwezig. Je zorgt ervoor dat alles in de collegezaal klaarstaat voor de deelnemers en de docent. Je zet de naambordjes klaar, legt een aanwezigheidslijst in de zaal en je start de presentatie op. Als niet alle deelnemers bij TIAS aanwezig kunnen zijn, zorg je ervoor dat de deelnemers vanuit huis via Zoom het college kunnen volgen. Voor technische ondersteuning staat de IT afdeling altijd voor je klaar.

Je ontvangt de deelnemers en docent. Zodra het college begonnen is, is het tijd voor een kop koffie of thee. Je opent je mailbox en kijkt of er nog vragen binnengekomen zijn van deelnemers of docenten. Als je dit hebt gedaan is het tijd voor je to-do list. Wat moet er allemaal nog geregeld worden?
Wanneer de deelnemers pauze hebben, loop je even de zaal in om te vragen of alles naar wens verloopt. Tijdens de lunchpauze eet je gezellig met de deelnemers en docent mee. Op deze manier ben je betrokken en leer je de groep steeds beter kennen. Als de deelnemers weer in college zitten verwerk je de cijfers van het laatste tentamen, deze heeft de docent net naar je gemaild. Je houdt je bezig met de planning van de aankomende colleges en controleert of de catering voor volgende week is gereserveerd. Aan het einde van de dag verwerk je de aanwezigheidsregistratie en zorg je dat de collegezaal weer netjes wordt achtergelaten.

De rest van de week, als er geen colleges bij TIAS zijn, ben jij hét aanspreekpunt voor zowel de deelnemers als docenten. Je bent veel in contact met mensen, dit maakt de functie leuk en afwisselend. Je houdt je bezig met alles wat bij de opleiding komt kijken zoals het organiseren van studiereizen, voorbereiden van accreditatierapporten en het voorbereiden en aanwezig zijn bij informatiebijeenkomsten. Er komen ook administratieve taken bij kijken zoals het klaarzetten en verwerken van evaluaties, afspraken inplannen, colleges en examens plannen en daarvoor zalen reserveren. Tussendoor heb je regelmatig contact met je collega’s. Zij staan voor je klaar als je vragen hebt, of om even gezellig te kletsen. Je bent verantwoordelijk voor de volledige logistiek en planning van de opleiding. Goed het overzicht kunnen bewaken is daarom belangrijk.

Ervaring van een deelnemer
De persoonlijke begeleiding en aandacht van TIAS heb ik als zeer goed ervaren. De docenten en begeleiders zijn goed bereikbaar, reactief en proactief. Verder speelt ook de Programma Manager een belangrijke rol. Als je er even doorheen zit of klem zit met je deadlines, kun je haar bellen. Er is dus altijd iemand bij wie je terecht kunt en met wie je samen tot een oplossing komt.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gestel