Hoe word je een effectieve projectmanager?

Als projectmanager neem je het voortouw in een project. Life Sciences-projecten zijn niet alleen zeer interessant, maar ook diepgaand en uitdagend. Een redacteur van het BCF Career Event sprak over dit onderwerp met Prof. Dr. Ir. Jalal Ashayeri, hoogleraar Supply Chain Management aan de TIAS Business School en de School of Economics and Management van de Universiteit van Tilburg. Hij is tevens academic director van de MScBA programma's van TIAS Utrecht.

Beeld: © Nationale Beeldbank

Jalal ziet projectmanagement zowel als een verzameling “gereedschappen” als een vorm van “kunst”. "Als projectmanager moet je activiteiten, budget, tijd en middelen beheren waarvoor je de instrumenten moet kennen. Maar tegelijkertijd moet je in staat zijn om mensen aan te sturen, en als zodanig zijn de vaardigheden van leiden, communiceren, stimuleren en motiveren van mensen onmisbaar."

Meer weten: TIAS Fulltime Master in Management programma geven je de kennis en vaardigheden om een effectieve projectmanager te worden.

Welke vaardigheden heb je nodig?

De eerste belangrijke vaardigheid die je moet hebben als projectmanager is het in staat zijn om mensen aan te sturen omdat het succes van een project afhangt van het ontwikkelen van de kracht van de verschillende teams die bestaan uit diverse individuen. Ten tweede helpt het om een probleemoplosser te zijn. Als een goede probleemoplosser ben je in staat om de dynamiek van de problemen te analyseren en alternatieve oplossingen aan te dragen. Jalal zegt dat “alleen de combinatie van peoplemanagement en gereedschapsvaardigheden het vermogen bieden om de volledige managementverantwoordelijkheid voor een project te nemen. Wanneer het ene ontbreekt, is het projectmanagementproces niet effectief. Echter, door het volgen van de juiste opleiding is iedereen in staat om een goede projectmanager te worden."

De taken van een projectmanager

Een projectmanager moet de juiste balans zien te vinden binnen de driehoek van budget, tijd en bestek (of omvang). Wanneer een manager te veel nadruk legt op een van die drie, zal dit meer risico's voor de verwezenlijking van de doelstellingen van het project met zich meebrengen. Jalal geeft het volgende voorbeeld: "Veel bedrijven zetten veel druk op de begroting en als gevolg daarvan neemt de tijdsdruk toe en door de tijd te beheersen zal het bestek van het project veranderen." Een tweede belangrijke taak is om de activiteiten te verdelen en te beheren. De beste manier om dit te doen is om verantwoordelijkheid te delegeren, wat betekent dat je een aantal divisiemanagers moet leiden/coachen in plaats van alles vanuit een plaats te controleren. Een derde taak is het oplossen van conflicten op elk niveau; soms is er zelfs een speciaal projectteam nodig om partijen weer bij elkaar te brengen.

Jalal deelt zijn ervaringen met Life Sciences-projecten: "... de meeste projecten in de Life Sciences zijn gebaseerd op onderzoek dat tussen de 3 tot 15 jaar in beslag neemt. Dit leidt tot een vierde taak voor de projectmanager: projectportfoliomanagement. Dit type van management betekent het voortdurend toezicht uitoefenen op en volgen van meerdere projecten die op stapel staan, dat wil zeggen weten wat de status is, welke projectresultaten er zijn, welk deel van het bestek gerealiseerd is, wat de verhouding tussen budget en werkelijke uitgave is, hoeveel tijd er nodig is om het project te voltooien, en dan verdergaan met die projecten die de meeste kans van slagen hebben. Projectportfoliomanagement is de sleutel tot effectief projectmanagement."

Meer weten: TIAS Fulltime Master in Management  programma geven je de kennis en vaardigheden om een effectieve projectmanager te worden.

Uitdagingen

We hebben momenteel een grote uitdaging die te wijten is aan de huidige economische situatie en dat is begrotingsdruk. Als projectmanager moet je kunnen omgaan met de onzekerheden in verband met deze druk en projectfondsen op de meest efficiënte manier toewijzen. Een andere serieuze uitdaging waar we vandaag de dag mee te maken hebben is dat de levenscycli van producten korter worden als gevolg van voortdurende innovatie. In feite moeten projectmanagers een duidelijk beeld van alle mogelijke veranderingen en innovaties hebben, niet alleen de financiële kant, maar ook die aspecten van producten en middelen die kunnen veranderen. Jalal wijst er ook op dat projecten steeds vaker grenzen tussen landen en generaties overschrijden.

Je moet over zachte vaardigheden beschikken om deze generatie-, kennis- en cultuurdynamiek en culturele verschillen het hoofd te kunnen bieden. "In feite moet je een beetje een historicus zijn in zo'n multinationale omgeving," zegt Jalal uit eigen ervaring. De belangrijkste redenen voor het falen van project Volgens Jalal is de meest voorkomende reden voor mislukking het gebrek aan evenwicht binnen de projectdriehoek. Naar zijn mening is dit het belangrijkste recept voor mislukking. Andere mislukkingen worden veroorzaakt door alles centraal te beheren. Vaak voelen projectmanagers dat ze alles onder controle hebben, maar eigenlijk verlaagt centralisatie het aandachtsniveau. Hoewel dit vaak voortkomt uit goede bedoelingen, is het niet de juiste manier. Het beste is om verantwoordelijkheden te delegeren en de divisiemanagers te volgen. Hoe meer een projectmanager in eigen handen houdt, hoe lager het aandachtsniveau is met betrekking tot cruciale projectindicatoren.

Belangrijk advies en tips 

Op de vraag hoe je een effectieve projectmanager wordt, antwoordde Jalal: “Kennis!" Kennis van het zachte deel en het harde deel, van peoplemanagement en van de projectmanagementinstrumenten. Als projectmanager moet je ook je eigen stijl van leidinggeven aanpassen aan de stijl van het project dat je beheert. Dit zal je helpen om te slagen. Maar kennis is het allerbelangrijkst.