Setting bepaalt accountingkeuzes van controllers

Welke keuzes maken controllers bij het opstellen van hun financiële rapportages en welke factoren beïnvloeden deze keuzes? Dr. Therese de Groot schreef een proefschrift over de accountingkeuzes van controllers. “Uit mijn onderzoek blijkt dat de uiteindelijke keuze niet wordt bepaald door één of enkele factoren, maar door de hele setting waarin een controller zich bevindt. Ook blijkt dat de overwegingen die achter de keuze liggen soms interessanter zijn dan de uiteindelijke keuze zelf.”

De Groot deed haar promotie bij TIAS, haar promotoren waren Prof. dr. Arco van de Ven RA en Prof. dr. ir. Michael Corbey.

Voor een niet-financial lijken cijfers, zoals de winst van een onderneming, altijd ‘hard’ en objectief. Maar bij de totstandkoming van die cijfers moeten er vaak keuzes worden gemaakt waarin een subjectief element zit, bijvoorbeeld met betrekking tot waardering van posten (zoals voorraden) en mogelijke risico’s (zoals claims).

De Groot: “Vanuit verschillende rollen heb ik te maken gehad met jaarrekeningen of financiële verslagen. Ik heb ze zelf opgesteld maar heb ook controllers geadviseerd met betrekking tot verslaggevingskeuzes. Ik was nieuwsgierig hoe het keuzeproces verliep bij de controllers en welke factoren daar invloed op hadden.”  

Hoe verliep het onderzoek?

“In de literatuur was bijna niets te vinden over dit onderwerp. Er is wel onderzoek gedaan naar earningsmanagement – resultaatsturing in het Nederlands. Maar dan gaat het over winststuring, dat zijn acties die de intentie hebben de uitkomst te sturen in een bepaalde richting. Mijn onderzoek is breder en richt zich op accountingkeuzes in het algemeen en niet specifiek op keuzes met de intentie van winststuring. Bovendien waren vrijwel alle onderzoeken gebaseerd op kwantitatieve jaarrekening analyse of experimenten. De realiteit van de controller is veel complexer dan een experimentele setting en de vraag is hoe het keuzeproces van de controllers bij het maken van financiële rapportages verloopt in de praktijk. 

Ik heb de financiële rapportages van 18 business units doorgenomen. Daarnaast heb ik interviews gehouden met de controllers van deze business units. Dat leverde 98 accountingkeuzes op die ik verder geanalyseerd heb. Daarbij keek ik naar hoe deze keuze tot stand kwamen en welke factoren daarbij een rol speelden. Ook zijn nog interviews met medewerkers van corporate staf gehouden en hebben er twee groepsessies plaatsgevonden.”

Wat zijn de resultaten?

“Het komt erop neer dat de keuzes in te delen zijn in twee categorieën, namelijk ‘niks doen’ of ‘een aanpassing doen’. Je kunt je afvragen of je daarvoor nu 5 jaar onderzoek nodig had. Zeker de keuze om niets te doen lijkt op het eerste gezicht niet interessant. Maar, het blijkt juist dat de overwegingen die achter keuzes liggen soms interessanter zijn dan de uiteindelijke keuze. Een controller kan namelijk signaleren dat de externe omstandigheden zijn veranderd en overwegen of er nu een nieuwe of gewijzigde voorziening nodig is. Als dan uiteindelijk besloten wordt dat het (nog) niet noodzakelijk is om iets te veranderen, dan wordt er dus geen aanpassing gedaan. Die afweging zie je niet terug in de uiteindelijke cijfers.

Aan de andere kant worden soms keuzes gemaakt op basis van routine of gewoonte. De controller realiseert zich niet altijd dat ook andere keuzes mogelijk zijn. Tenslotte kan de inschatting van waardering van balansposten erg verschillen per persoon, afhankelijk van zijn/haar referentiekader. In één van de hoofdstukken komen drie financials aan het woord die ieder vanuit hun eigen positie (business controller, divisie controller en corporate staf) een bepaalde balanspost beoordeeld hebben. Alle drie schatten ze de waarde van deze post verschillend in, zijn ze ervan overtuigd dat hun inschatting het beste is en vermoeden ze dat degene die een andere inschatting heeft het resultaat naar een bepaalde richting wil sturen. Zo zie je maar dat er heel persoonlijke keuzes ten grondslag liggen aan de resultaten.”

Welk vervolgonderzoek stelt u voor?

“Het onderzoek heeft geresulteerd in een analysemodel dat een handvat biedt om de accountingkeuzes te analyseren. Ik zou het interessant vinden om dit bij een aantal verschillende organisaties toe te passen om verder te gaan met de analyse van het accounting keuzeproces in verschillende settingen. Verder is dit onderzoek uiteraard vanuit een bepaald perspectief gedaan. Analyse van deze data vanuit andere perspectieven zou een verdere verrijking zijn. De data die verzameld wordt in dit type onderzoek is heel rijk, bevat kwalitatieve en kwantitatieve gegevens en leent zich heel goed voor verschillende perspectieven. De financiële data van managementrapportages zijn bijvoorbeeld te gebruiken voor de ‘traditionele’ earningsmanagement onderzoeksmethode. Ook zou het interessant zijn om de kwalitatieve data te laten analyseren door iemand die geen verstand heeft van verslaggeving om een heel ander perspectief op het keuzeproces te krijgen. Door dit onderzoek verder uit te breiden krijg je verder zicht op de grote lijnen die zich generiek voordoen en de nuances in de verschillende settings van de controllers . Ik ben heel benieuwd wat dat zou opleveren.”

Wat hoopt u dat dit onderzoek verandert?

“Accountancy is een vak waarin financials worden getraind om in goed of fout te denken en te controleren of de financiële rapportage de ‘werkelijke financiële situatie’ goed weergeeft. Zeggen dat de winst ongeveer tussen twee bedragen ligt, wil niemand horen. Mijn onderzoek toont aan dat winst helemaal niet zo’n hard gegeven is en dat de interpretatie van de ‘werkelijke financiële situatie’ verschilt per persoon. Het huidige financial accountingonderzoek focust erg op het eindresultaat, de cijfers die uiteindelijk gepresenteerd worden in de jaarrekening. We lijken in een soort trechter te zitten waarbij we de accountingregels aanscherpen of gedetailleerder maken om ‘de werkelijke situatie’ nog beter weer te geven. Aandacht voor de zachte kant van de verslaggeving - de wereld achter de cijfers, de context waarin ze tot stand komen en de overwegingen die gemaakt worden bij het opstellen ervan – leert ons misschien out of the box te denken en met hele nieuwe vormen van verslaggeving te komen. “

Hoe zou zo’n nieuwe vorm van verslaggeving er dan uit moet zien? 

“Dat weet ik nog niet, daarvoor zit ik zelf ook veel te veel vast in het gedachtenpatroon van accountants. Voor nieuwe verslaggevingsideeën hebben we misschien toch dat aanvullend onderzoek op dezelfde data met andere perspectieven nodig.” 

Meer informatie

Titel proefschrift: Accounting Choices of Controllers. An insight into controller deliberations
Promotores: prof. dr. A.C.N. van de Ven RA, prof. dr. ir. M.H. Corbey
CentER Dissertation Series, No. 446, Tilburg University
ISBN 978 90 5668 447 1.